Organiser un événement en tant qu’association sportive

Une association sportive peut organiser autant qu’elle le souhaite des événements, qu’ils soient de nature sportive ou non. Organiser un événement associatif nécessite cependant une longue préparation en amont et la bonne prise en compte des obligations inhérentes à une telle manifestation. L’ASPTT fait le point sur tout ce qu’il faut savoir au moment d’organiser un événement pour une association sportive.

DÉFINIR LES OBJECTIFS DE L’EVÉNEMENT À ORGANISER

La nature de la manifestation va en partie dépendre des objectifs visés par celle-ci. En temps normal, les statuts d’une association sportive peuvent mentionner les intentions derrière les événements qu’elle met en place. Ces objectifs sont généralement :

• La volonté d’acquérir une plus grande notoriété ;
• Le besoin d’obtenir des ressources financières supplémentaires ;
• Le désir d’attirer de nouveaux adhérents ;
• L’envie de créer des liens professionnels et de convaincre de potentiels sponsors et mécènes.

Afin de faire connaître un club auprès d’un large public, les événements les moins coûteux à organiser demeurent les vide-greniers, les journées portes-ouvertes et les manifestations sportives, de préférence ayant un rapport direct avec le(s) sport(s) promu(s) par l’association. Lorsqu’une association sportive souhaite accroître ses ressources financières à l’occasion d’un événement, elle pourra combiner par exemple une kermesse à un loto, auxquels s’ajouterait un repas pour donner plus de convivialité à la manifestation. Bien sûr, rien n’interdit à une association sportive de « cumuler » ces différents objectifs le temps d’un seul et même événement.

COMMENT PRÉPARER ET ORGANISER UN ÉVÉNEMENT ?

Il est toujours conseillé d’établir un rétro-planning événementiel. Ce calendrier doit permettre de préparer au mieux l’événement, en spécifiant clairement les différentes étapes et démarches à suivre avant sa réalisation.

Les premiers mois de préparation

Le rétro-planning peut débuter au moins 6 mois avant la manifestation. Durant le premier mois de préparation, l’association sportive va déjà devoir définir le lieu et la date exacts de l’événement. Elle devra ensuite préparer un budget prévisionnel, en fonction des activités qu’elle souhaite proposer au public. Au deuxième mois de préparation, l’association sportive doit déterminer ses besoins humains, notamment s’il est nécessaire de faire appel à une société de protection des personnes (assurant le service de sécurité), en cas de grande affluence attendue. Il lui faudra également transmettre une demande d’autorisation auprès de la mairie si :

• L’événement se tient sur la voie publique ;
• Une buvette ou un bar est prévu ;
• La manifestation est un loto ou un vide-greniers se déroulant dans un lieu privé.

Après avoir donné son accord, la mairie pourra confirmer la mise à disposition des locaux prévus pour l’événement, dans le cas où il ne pourrait pas se tenir au sein de ceux de l’association. En parallèle, l’association sportive devra prendre contact avec la préfecture et la commission de sécurité en vue de connaître ses obligations en termes de sécurité.

Les deux derniers mois avant que l’événement ne se déroule

À quelques semaines de la tenue de la manifestation, l’association sportive peut commencer à promouvoir l’événement via son site internet et les réseaux sociaux. Il lui faut aussi préparer la publicité à diffuser sur la voie publique (tracts, affiches) et informer la presse locale de l’organisation de l’événement. Il est par ailleurs essentiel de répartir les tâches en organisant par équipe les bénévoles et les adhérents. Chaque membre connaîtra ainsi bien son rôle avant, pendant et après l’événement : de l’installation et aménagement du lieu de la manifestation, à la communication, en passant par l’accueil du public le jour J, etc. Dans le cas où la diffusion de musiques est prévue, il convient également de déclarer la manifestation à la SACEM. Si une contribution financière est demandée aux participants, l’association sportive a l’obligation de mettre en place une billetterie. Elle devra concevoir et remettre aux participants des billets numérotés. Chaque partie du billet (y compris la souche) doit indiquer clairement plusieurs mentions obligatoires dont le nom de l’organisateur, le numéro du billet ou encore son prix. Une association sportive peut aussi utiliser un service de billetterie en ligne, qui demeure une solution plus simple et moins coûteuse. Toutefois, cette billetterie informatisée doit être déclarée auprès de la direction des services fiscaux.

Prévenir les risques avec son assureur

Organiser un événement associatif accueillant du public comporte un certain nombre de risques d’incidents voire d’accidents. Ces risques dépendront principalement du type de la manifestation, du lieu où elle se déroule et du nombre de personnes prévues. Il est donc recommandé de faire une liste des risques potentiels avec son assureur afin de prendre d’une part les bonnes dispositions techniques et d’autre part pour convenir si :

• L’assurance actuelle de l’association sportive couvre ces risques ;
• Ou s’il est nécessaire de signer un avenant propre à l’événement (requérant alors le versement d’une prime additionnelle).

Concrètement, quand la manifestation est payante, l’association sportive doit par exemple s’assurer que sa caisse est sécurisée, de même que la surveillance d’objets mis en vente, lors d’un vide-greniers, ne fasse pas défaut.

L’IMPORTANCE DE LA PROMOTION D’UNE MANIFESTATION

Organiser une manifestation sportive (ou d’une autre nature) c’est bien prendre en compte tout le volet communication. Faire connaître un événement se fait à la fois par le biais des médias locaux (radios, chaînes de télévision, journaux, etc.) et grâce aux propres outils de communication de l’association : comptes sur Facebook et Twitter voire Instagram, site internet, blog, affichages et tracts dans la rue… Un affichage sur la voie publique requiert l’autorisation du maire de la commune. Ces supports de communication physiques peuvent être installés au plus tôt trois semaines avant la tenue de la manifestation. Les annonces diffusées grâce à ces différents supports de communication devront aussi mettre en avant les partenaires de la manifestation, sans qui elle ne pourrait peut-être pas se tenir.

LES OBLIGATIONS LÉGALES D’UNE ASSOCIATION SPORTIVE ORGANISANT UN ÉVÉNEMENT

La demande d’autorisation et la réalisation des formalités déclaratives font partie de l’organisation d’un événement. En particulier lorsque la manifestation se déroule sur la voie publique. Ainsi, une demande en mairie devra obligatoirement mentionner le lieu, la date ou encore la nature de l’événement mais aussi les structures prévues et les éventuels aménagements à réaliser. Une attestation d’assurance sera à joindre au dossier de demande. De manière plus générale, une association sportive devra se référer aux textes législatifs consacrés à l’organisation d’un événement. Surtout les articles L2211 et L2212 du Code général des Collectivités territoriales, de même que le décret n° 97-646 du 31 mai 1997 (relatif à la mise en place de services d’ordre). En temps normal, une association sportive n’a pas l’autorisation de vendre ou de distribuer des boissons alcoolisées dans une enceinte sportive. Cependant, une dérogation temporaire peut lui être accordée afin qu’elle propose des boissons alcoolisées (uniquement du groupe 3), et ce pour une durée maximale de 48 heures. Une association sportive agréée et affiliée à une fédération, est concernée par cette dérogation.