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Gestion des notes de frais de mon association

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Une association sportive, à l’instar de toute association dite « loi 1901 », doit exercer ses activités dans un but non lucratif. Autrement dit, elle ne doit pas chercher à s’enrichir. Cependant, beaucoup de structures associatives font appel à des bénévoles qui peuvent être amenés à engager des frais dans le cadre de leur implication, pour leurs déplacements ou leurs repas par exemple. Pour que ces frais leur soient remboursés, vous devez établir une note de frais. Nous allons détailler dans cette fiche comment gérer au mieux les notes de frais de votre club sportif. 

Quand dois-je établir une note de frais ?

Tout d’abord, il est important de préciser que le remboursement de frais engagés par les bénévoles n’est possible que sous certaines conditions. Il est par exemple nécessaire que le Conseil d’Administration de votre association autorise expressément une politique de remboursement. 

Une fois cela vérifié, vous pouvez établir une note de frais chaque fois que vos bénévoles engagent des dépenses pour les besoins de votre association sportive. 

Dans certains cas, la présentation d’une simple facture au trésorier peut suffire au remboursement. Il s’agit généralement d’achats fréquents réalisés par les bénévoles d’une association sportive aux moyens limités. 

La note de frais reste cependant le moyen le plus fiable et le plus adapté pour conserver une trace des dépenses et des remboursements à effectuer. En cas de dépenses régulières et importantes, elle est par ailleurs indispensable. 

Comment établir une note de frais ? 

Afin d’éviter tout litige éventuel qui pourrait survenir avec l’administration ou avec les bénévoles de votre association sportive, la note de frais doit comporter certains éléments. Vous devez bien évidemment vous assurer préalablement que les frais correspondent à des dépenses réelles, justifiées et engagées pour les besoins de votre structure.

Aucune forme n’est imposée par la loi. Généralement, la note de frais prendra la forme d’un tableau mentionnant : 

  • La date
  • Un descriptif de la mission
  • Le lieu
  • La description du type de frais
  • Le nom du bénévole
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