Que ce soit pour réunir leurs adhérents, pour promouvoir leurs activités ou pour répondre à tout autre objectif, de nombreux clubs sportifs optent pour l’organisation d’un ou plusieurs évènements tout au long de la saison. Cependant, cela ne s’improvise pas ! Des formalités administratives sont à respecter, qui varient en fonction du type de manifestation que vous souhaitez organiser. Pour que ces dernières n’aient plus de secret pour vous, lisez cette fiche conseil !
Plusieurs critères sont à prendre en considération pour déterminer les formalités administratives à effectuer :
- La manifestation organisée est-elle une compétition ?
- Donner a-t-elle lieu à un classement ?
- Se déroule-t-elle sur la voie publique et dans quelles conditions ?
- Traverse-t-elle plusieurs communes ?
Ma manifestation sportive n’est pas compétitive
Elle ne donnera donc pas lieu à un classement. Elle ne nécessite dès lors pas d’horaires fixées à l’avance, de chronométrage et d’utilisation de véhicules motorisés. Moins de 100 participants sont attendus : L’organisation n’est soumise à aucune obligation administrative. Vous êtes cependant tenus de déclarer votre projet à la airie de la commune dans laquelle la manifestation sera organisée au moins 1 mois avant le jour J. Si votre évènement a lieu dans plusieurs villes, chaque Maire doit en être informé ainsi que chaque Préfet du territoire concerné, dans un délai de 2 mois. Plus de 100 participants sont attendus : Aucune obligation administrative n’est à effectuer si votre évènement se déroule dans un lieu privé. La seule exception notable est la nécessité de faire homologuer le lieu de la manifestation s’il s’agit :- D’un lieu privé en plein air pouvant accueillir plus de 3 000 personnes
- D’un lieu privé clos pouvant accueillir plus de 500 personnes.
Ma manifestation sportive est compétitive
Un chronométrage sera nécessaire pour établir un classement. Cette fois, il est indispensable d’obtenir l’avis de la fédération délégataire compétente avant toute étape d’organisation. Une fois cet avis obtenu, il convient encore une fois de distinguer selon que la manifestation se déroule dans un lieu privé ou sur la voie publique.- Dans le premier cas, aucune formalité n’est nécessaire.
- Dans le second cas, il faut opérer une sous-distinction selon que la voie publique est ouverte ou fermée à la circulation publique. Si elle est fermée, aucune déclaration n’est nécessaire. Dans le cas contraire, vous devrez obtenir l’autorisation d’établir des priorités de passage ou un usage exclusif de la voie pour une durée déterminée.
- Vous devez effectuer votre demande pour consultation auprès des Maires des communes 2 mois avant la date fixée.
- Si votre manifestation traverse un seul département, un délai de 2 mois est nécessaire pour informer la Préfecture concernée.
- Si votre manifestation traverse plusieurs départements, il faudra cette fois respecter un délai de 3 mois et effectuer la demande auprès de chaque Préfet. L’absence de réponse à l’issue de ces 3 mois vaut décision de rejet.
