Comment rédiger son compte rendu d’Assemblée générale d’association ?

L’Assemblée générale d’une association est un des organes d’administration d’une association. Elle réunit ses membres pour échanger et prendre des décisions relatives au fonctionnement et aux orientations désirées. La tenue d’une séance implique certaines formalités, telles que la rédaction d’un rapport. Il n’est pas obligatoire, mais fortement recommandé. Pour cela, vous pouvez utiliser ou vous créer un modèle de compte rendu d’Assemblée générale d’association loi 1901. L’ASPTT vous explique comment faire.

En quoi consistent les comptes rendus d’une Assemblée générale d’association ?

Ce document résume ce qui s’est déroulé en Assemblée générale et présente les décisions prises. Il se distingue du procès-verbal.

Le compte rendu : une synthèse de l’Assemblée générale

Ce document reprend le déroulement de la réunion. Il retranscrit : 

• Les différentes étapes de l’Assemblée générale, 
• Les décisions prises par les membres.

Le compte rendu d’Assemblée générale ne porte aucun jugement de valeur. Il ne fait que consigner ce qui s’est passé durant la séance. C’est essentiellement un texte interne qui est écrit soit par le secrétaire ou le président de la séance. Celui qui est affecté à sa rédaction peut le faire à partir d’un modèle téléchargé en ligne ou celui d’une autre association.

Bon à savoir : quels sont les thèmes abordés lors de l’Assemblée générale d’une association sportive ? L’Assemblée générale réunit tous les membres de l’association sportive. Elle sert à prendre les décisions nécessaires à la vie, à la gestion de la structure. L’Assemblée générale peut être ordinaire, pour les actes courants, ou extraordinaire, pour ceux qui le sont moins, tels qu’un changement des statuts. Plusieurs thèmes peuvent être abordés tels que : La présentation du budget, du rapport d’activité ; Le renouvellement des instances dirigeantes (bureau, Conseil d’administration) ; La modification des statuts ; L’avenir de l’association.

Cette synthèse de la séance est-elle obligatoire ?

La loi d’association de 19011 n’impose pas de comptes rendus des Assemblées générales, même pour une AG extraordinaire. Il est tout de même recommandé, puisqu’il justifie des décisions prises par les membres. Cependant, les statuts ou le règlement intérieur de l’association peuvent prévoir la rédaction d’un compte rendu d’assemblée générale. Par ailleurs, des tiers ou des partenaires peuvent réclamer ce document. C’est le cas pour une demande de : 

• Reconnaissance d’utilité publique de l’association ;
• Prêt bancaire ;
• Subvention ou agrément.

Bon à savoir : l’Assemblée générale d’une association loi 1901 est-elle obligatoire ? En principe, aucune exigence, sauf pour certaines associations. Cela concerne celles : Reconnues d’utilité publique ; Agréées ; Chargées d’un culte.

Quelle est la différence entre le compte rendu et le procès-verbal d’une Assemblée générale d’association ?

Les deux documents sont bien souvent confondus. En effet, ils sont relativement similaires puisqu’ils reprennent les échanges de la séance et les décisions. Cependant, le procès-verbal n’a pas la même portée juridique et doit respecter un formalisme précis.

Une véritable portée juridique pour le procès-verbal

Le compte rendu d’association est souvent un rapport interne. Il informe les membres du déroulé de la réunion. En revanche, le procès-verbal a une véritable valeur juridique. Il sert de preuve et entérine les décisions prises lors de cette Assemblée générale. Pour cela, les membres présents et ceux représentés le valident.

Un formalisme plus strict pour le procès-verbal d’association

Le compte rendu d’Assemblée générale reprend souvent les mêmes éléments que celui du procès-verbal. Cependant, rien n’est imposé. En revanche, le procès-verbal contient des mentions obligatoires. Ce sont : 

• Les informations sur l’association ;
• Le lieu, la date, l’heure de début et de fin de la séance ;
• L’ordre du jour ;
• Les membres présents, les absents et les représentés ;
• Le président et le secrétaire de la séance ;
• Les sujets abordés et les délibérations ;
• Les décisions et les résultats des votes ;
• Le nom des signataires.

Comment rédiger le modèle de compte rendu d’une assemblée générale d’association sportive ?

La loi n’impose aucun format particulier. Chaque association peut y intégrer les clauses qu’elle souhaite. Cependant, il est essentiel de retranscrire le plus fidèlement le contenu de l’Assemblée générale. Bien qu’il n’ait pas de valeur juridique, il est important de ne rien négliger dans sa rédaction.

Quelles sont les mentions à faire apparaître dans le rapport de l’Assemblée générale d’association ?

Votre modèle de compte rendu d’Assemblée générale doit être le plus précis possible. Voilà pourquoi les comptes rendus et le procès-verbal sont souvent confondus, car les informations sont souvent les mêmes.

Les informations sur l’association sportive

Cette partie reprend toutes les données sur l’association. Ce sont :

• Le nom ;
• L’objet ;
• L’adresse du siège social ;
• Les membres du bureau.

Il est possible de les compléter par un numéro de téléphone, un mail ou un site web. Cela permet aux tiers qui accèdent à ce rapport de contacter l’association.

Bon à savoir : il peut être judicieux de faire apparaître le nom de l’association sur toutes les pages du compte rendu. L’identification se fait plus rapidement et cela facilite l’exploitation d’extraits de certains passages.

Les informations sur les membres participant à la réunion d’Assemblée générale

Le compte rendu précise le nombre de membres présents avec les noms et les fonctions de chacun. Il indique également les membres absents et ceux qui sont représentés. Le quorum retient les votes de ces derniers. Les statuts ou le règlement intérieur peuvent prévoir le vote par correspondance ou en ligne.

Bon à savoir : pourquoi est-il important de spécifier le nombre de présents ? Dans la pratique, les statuts prévoient une majorité. Cela signifie qu’un minimum de personnes doit être présent pour que l’Assemblée générale délibère valablement. Indiquer le nombre de présents permet de s’assurer de son respect. Pour rappel, le quorum désigne le nombre de : Membres qui disposent du droit de vote ; Voix nécessaires pour valider une décision.

Les informations sur l’Assemblée générale

Il est important d’indiquer la date et le lieu de la réunion. L’heure de début et de fin peut être précisée. Le compte rendu rappelle l’ordre du jour qui doit être le même que celui mentionné sur la convocation des membres. Il énonce également les documents annexes fournis avec cette convocation. Le rapport reprend toutes les questions débattues lors de la séance. Cela concerne aussi bien l’ordre du jour que les thèmes divers. Le compte rendu indique le résultat des questions soumises au vote et le mode de scrutin.

Bon à savoir : quand la convocation à l’Assemblée générale doit-elle être adressée ? La personne qui organise la réunion doit le faire au minimum 15 jours avant. La convocation précise la date, le lieu, l’heure et l’ordre du jour. Il est possible de joindre des documents pour faciliter la prise de décision lors de la séance.

Quelle est la forme de ce type de compte rendu ?

La loi n’impose aucune forme particulière. Elle est laissée à l’appréciation des dirigeants. Bien que le compte rendu d’association n’ait pas de valeur juridique, il est important qu’il soit clair et fidèle aux propos tenus lors de l’Assemblée générale.

L’association peut-elle utiliser un modèle pour la rédaction de son document ?

Il est possible de s’inspirer du compte rendu d’une autre association ou encore de créer votre propre modèle. Des modèles de comptes rendus d’association en ligne existent. Le rédacteur du rapport peut parfaitement les exploiter. Cependant, il vous appartient de l’adapter à votre situation et de vérifier que la plupart des éléments y figurent. 

Exemple de modèle de compte rendu d’association

Ce modèle est présenté à titre d’exemple et doit être adapté à la situation de chaque association sportive.

COMPTE RENDU DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE (Année xxx) DE L’ASSOCIATION (Nom de l’association) Nom de l’association Adresse du siège social  Objet social Le (date et heure) à (heure), les membres de l’association se sont réunis en Assemblée générale (ordinaire ou extraordinaire), à (préciser l’adresse de la réunion). Personnes présentes : xxx Absents : xxx Représentés : xxx Le quorum de xxx étant représenté, l’Assemblée générale peut valablement délibérer. Le président rappelle que l’ordre du jour est : xxx xxx xxx Le président précise que les membres se réunissent par une convocation du (date) (préciser la personne qui a rédigé cette convocation). Des documents sont joints : xxx xxx xxx Lors du débat, les membres ont repris les éléments suivants (reprendre les points abordés) : xxx xxx xxx Conformément à l’ordre du jour et après délibérations, les questions suivantes sont soumises au vote des membres : Résolution 1 : (mettre la question) L’Assemblée générale adopte cette résolution à la majorité de (xxx)/à l’unanimité de (xxx) Résolution 2 : (mettre la question) L’Assemblée générale adopte cette résolution à la majorité de (xxx)/à l’unanimité de (xxx) Résolution 3 : (mettre la question) L’Assemblée générale adopte cette résolution à la majorité de (xxx)/à l’unanimité de (xxx) Questions diverses L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à (heure de fin). Fait à (xxx), le (xxx) Le président de séance Le secrétaire de séance

Quel est l’intérêt de rédiger des comptes rendus d’Assemblée générale d’association ?

Les comptes rendus confèrent une transparence sur la gestion et le fonctionnement de l’association. Ils attestent de la tenue de l’Assemblée générale et un déroulement dans les règles de l’art. Par ailleurs, ils permettent d’informer les membres non présents de toutes les décisions prises.

Comment consulter le compte rendu d’une Assemblée générale ?

Le compte rendu d’Assemblée générale retranscrit ce qui s’est passé et ce qui est décidé au sein de la réunion. Il doit donc être mis à disposition de ses membres et éventuellement des tiers.

La communication du document au sein de l’association et auprès des tiers

Le document doit être accessible à tout moment. Cela concerne les membres de l’association et plus particulièrement ceux qui n’étaient pas à l’Assemblée générale, mais aussi les partenaires de l’association. La loi n’impose aucun délai pour communiquer le compte rendu. Cela peut se faire à n’importe quel moment et par n’importe quel moyen. Plusieurs solutions sont envisageables pour transmettre sur le compte rendu d’une Assemblée générale. Cela peut être : 

• Un affichage dans les locaux de l’association ;
• Un mail adressé aux membres, aux adhérents et aux partenaires ;
• Un courrier ;
• Une archive accessible à tous.

Dans la pratique, la mise à disposition aux tiers se fait lorsqu’ils y ont un intérêt. Cela peut être un partenaire, une entreprise ou une personne qui subventionne l’association.

La durée de conservation du rapport par l’association

L’association est tenue de garder le compte rendu d’Assemblée générale. En effet, il fait partie des documents qui intéressent le fonctionnement de l’association. À ce titre, il doit être conservé durant 5 ans. Cette obligation concerne aussi la convocation et le procès-verbal de l’Assemblée générale. Le format de conservation peut prendre deux formes : 

• Papier ;
• Numérique.

Une déclaration en Préfecture est-elle nécessaire après la rédaction du compte rendu de l’Assemblée générale ?

Le compte rendu d’Assemblée générale n’a pas besoin d’être déclaré en Préfecture. Cependant, certaines décisions prises lors de cette réunion imposent une déclaration dans les 3 mois2.  C’est le cas pour (articles 1, 3, 4, 5, 7 du Décret du 16 août 19013): 

• Une modification du nom de l’association ;
• Une modification du siège social ;
• Une modification des statuts ;
• L’élection ou la nomination de nouveaux dirigeants ;
• L’acquisition ou l’aliénation des locaux où l’association exerce ses activités ;
• L’ouverture ou la clôture d’un lieu de l’association ;
• La nouvelle composition ou la fermeture d’une union ou d’une organisation.

Le président ou le secrétaire de séance peuvent donc utiliser un modèle de compte rendu d’Assemblée générale d’association loi 1901. Ils peuvent également se créer leur propre exemplaire. Contrairement au procès-verbal, les comptes rendus n’ont pas de valeur juridique. Cependant, il est nécessaire d’être vigilant sur leur rédaction, car ils doivent être accessibles aux membres et aux tiers de l’association.

Les trois points clés : Le compte rendu retranscrit ce qui s’est déroulé au sein de l’Assemblée générale ordinaire ou extraordinaire. Il n’est pas obligatoire, sauf lorsque les statuts ou le règlement intérieur l’exigent ou pour certaines associations. Il ne doit pas être confondu avec le procès-verbal, car il n’a pas la même valeur juridique. Le modèle de compte rendu doit contenir des informations sur : L’association (nom, adresse, objet social) ; L’Assemblée générale (date, lieu, heure de début et de fin, le déroulé de la réunion, les décisions prises) ; Les membres (présents, absents ou représentés) pour s’assurer du respect des règles de la majorité. Le compte rendu doit être accessible à tous (membres, adhérents et tiers). L’association doit le conserver pendant une durée minimum de 5 ans puisque le document concerne son fonctionnement. Une déclaration en Préfecture peut être nécessaire dans certains cas (modification du siège social, des statuts, des dirigeants, etc.).

Sources :  1.https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/LEGITEXT000006069570/ 2.https://www.legifrance.gouv.fr/loda/article_lc/LEGIARTI000030930137 3.https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/LEGITEXT000006069620/