L’organisation d’un un évènement par votre association sportive a de nombreux avantages : convivialité, accessibilité, notoriété… Mais cela ne s’improvise pas. Avant de vous lancer dans cette aventure, vous devez déterminer les formalités à effectuer et les étapes à respecter. Pour cela, une méthode a fait ses preuves : le retroplanning. Comment le réaliser ? Nous vous donnons quelques clés dans cette fiche conseils.
Le retroplanning permet de répertorier les différentes actions à effectuer et leurs échéances. Il prend fin à la date de l’évènement. Avant de le mettre en place, il est important de déterminer les acteurs qui interviendront dans l’organisation. Nous vous conseillons a minima de nommer :
- Un coordinateur de projet
- Un responsable du marketing
- Un responsable de l’organisation
Ces rôles sont bien évidemment modulables et doivent être adaptés à votre association sportive.
Une fois cette étape préalable effectuée, vous pouvez vous lancer dans l’établissement de votre retroplanning. Pour une efficacité optimale, nous vous conseillons de le détailler de la manière suivante :
- Coordonner mon évènement
- Les formalités administratives à respecter
- Vendre mon évènement
- Communiquer sur mon évènement
- Organiser mon évènement
Coordonner mon évènement
Cette étape va vous aider à mettre en place votre plan d’action pour gérer votre projet : nommer une équipe de pilotage, définir la nature de votre évènement, son objectif, le budget alloué, la date et le lieu notamment.
Vous pourrez ensuite déterminer les détails de l’évènement, les inscriptions, les outils, l’après jour J… Pour chaque critère, il est indispensable de préciser l’acteur concerné et le délai d’exécution.
Les formalités administratives
Les formalités administratives sont un passage obligatoire dans le cadre de l’organisation de votre évènement.
Que votre manifestation soit compétitive ou non, elle doit faire l’objet d’une déclaration auprès de la Mairie de la ville dans laquelle elle se tiendra. Un délai de 3 mois entre cette dernière et le jour J semble idéal. En cas de compétition, une déclaration supplémentaire doit être effectuée en préfecture. Soyez prévoyants ! Inscrivez scrupuleusement la date de déclaration sur votre retroplanning.
Par ailleurs, la tenue d’une buvette, la diffusion de musique nécessitent elles-aussi le respect de formalités déclaratives.
Il en va de même pour l’obtention des attestations d’assurances obligatoires, ou encore pour la mise en place d’un système de sécurité si nécessaire.
Dans tous les cas, vous devez impérativement inscrire les échéances et les dates effectives auxquelles les formalités seront effectuées.
Vendre mon évènement
Cette étape à dominante marketing est indispensable pour organiser votre évènement. Vous allez déterminer la stratégie d’invitations et de remerciements, rechercher des partenaires…
Pour être certain de ne rater aucun élément, veillez à les faire figurer au retroplanning en faisant figurer les dates de lancement ou d’exécution, mais aussi celles d’éventuelles relances, les dates limites de réponses…
Ayez bien en tête que certaines de ces étapes doivent être anticipées : le ciblage de participants par exemple, peut être réfléchi 10 mois avant le jour J. C’est là que le retroplanning se révèle être un redoutable outil pour assurer le suivi de votre projet.
Communiquer sur mon évènement
La stratégie de communication est souvent déterminée avec l’équipe marketing bien en amont de l’évènement. Elle doit par la suite être mise en application en respectant scrupuleusement les échéances.
Tout manquement peut avoir des conséquences importantes. En effet, c’est grâce à votre communication que vous allez toucher vos futurs participants. Il est important qu’ils soient informés au bon moment grâce à une campagne de communication pertinente (mailing, flyers, affiches…).
Encore une fois, le retroplanning sera votre meilleur allié. S’il a été bien réalisé, il vous permettra de savoir exactement quand communiquer des informations aux invités pour avoir le meilleur impact possible.
L’organisation de l’évènement
Lors de cette étape, vous devez effectuer le listing des besoins concrets lors de votre évènement sportif : la réservation du lieu, son aménagement, le rangement, le matériel, la restauration…
Certains besoins doivent être largement anticipés et un suivi régulier de l’état des procédures doit être assuré. Votre retroplanning vous permettra ici de ne manquer aucune échéance et de relancer au besoin les intervenants.
Vous l’aurez compris, le retroplanning est l’outil essentiel pour piloter votre projet d’évènement sportif. La Fédération Sportive des ASPTT propose à ses clubs affiliés un accompagnement pour son élaboration, mais aussi pour le suivi de l’organisation, afin que votre manifestation soit une réussite.
