Comment établir le budget prévisionnel de votre association ?

Vous êtes président ou trésorier d’une association et cherchez comment planifier vos dépenses et recettes ? Il est indispensable de savoir comment établir le budget prévisionnel de votre association. Ses membres peuvent s’interroger sur son fonctionnement, sa gestion et envisager de nouvelles activités. C’est aussi un document essentiel pour des demandes de financement pour un projet, par exemple. L’ASPTT vous donne toutes les étapes nécessaires pour le mettre en place.

En quoi consiste le budget prévisionnel de votre association ?

Le budget prévisionnel est un document qui prévoit les dépenses et les recettes d’une association. Il correspond généralement à une année d’exercice comptable. Comme pour une entreprise, il peut être établi lors de sa création, mais également tout au long de sa vie.

Le budget prévisionnel des associations : une projection budgétaire

Le budget prévisionnel liste les futurs produits et les prochaines charges de votre association. Il définit ainsi un état prévisionnel des recettes dont l’association aura besoin pour faire face à ses dépenses. L’idée est de chercher un équilibre budgétaire, tout en répondant aux objectifs que votre association se fixe. Bon à savoir : Quelle différence entre le budget prévisionnel d’une association et d’une entreprise ? Il n’y en a pas réellement, c’est le contenu qui change. D’ailleurs, les associations ont un but non lucratif, contrairement à l’entreprise. Cela ne veut pas dire qu’elles ne peuvent pas faire de bénéfices. Elles ne peuvent simplement pas les distribuer entre ses membres.

Ce document comptable est-il obligatoire pour les associations ?

La loi d’association de 1901 n’impose pas d’établir un budget prévisionnel. Cependant, le budget prévisionnel peut être obligatoire lorsque :

Les statuts de l’association le prévoient. C’est la personne chargée de la comptabilité (président ou trésorier) qui s’en occupe.
L’association est déjà soumise à une obligation comptable.

Comme pour une entreprise, l’association doit faire approuver le bilan prévisionnel au cours de son assemblée générale. Bon à savoir : Une association doit-elle tenir une comptabilité ? L’obligation comptable de votre association dépend de la nature de son activité, sa taille, son objet, ses sources de financement, ses statuts, etc. Quelle que soit l’obligation légale, il est conseillé aux associations de tenir une comptabilité régulière et sincère.

Quel est l’intérêt d’établir un budget prévisionnel pour votre association ?

Ce document sert de support pour la gestion et le fonctionnement de votre association. S’appuyer sur le budget prévisionnel permet de faire évoluer son activité en interne, mais aussi à l’égard des tiers.

Établir un budget prévisionnel pour trouver des financements

Votre association doit lister les dépenses et les charges auxquelles elle doit faire face. Elle connaît ainsi précisément son besoin de recettes. Elle peut définir un plan pour obtenir des financements. Le budget prévisionnel sert de support pour ses demandes. Peu importe qu’il soit destiné à des banques, des investisseurs privés ou des collectivités : il aide à convaincre le plus grand nombre.

Permettre à votre association de prendre des décisions sur sa gestion

Pour tout nouveau projet, il est recommandé d’établir un budget prévisionnel. Votre association se rend immédiatement compte de sa viabilité puisqu’elle fait correspondre les produits avec les charges. Les dirigeants peuvent ainsi l’écarter ou l’améliorer pour espérer obtenir des financements.

Avoir un suivi de son activité et de sa situation financière

Lorsque votre association établit son budget prévisionnel, elle identifie les dépenses et les charges qui augmentent ou diminuent. C’est la même chose pour les recettes. Elle peut ainsi mettre en place une feuille de route et connaître ses points d’amélioration.

Mettre en avant la transparence des comptes de votre association

L’assemblée générale vote le budget prévisionnel. Il est accessible à tous les membres ainsi qu’à tous les tiers qui souhaitent le consulter. C’est un moyen de vérifier la santé financière de l’association et sa gestion.

Les types de budget prévisionnel d’une association

Deux grands types de budget prévisionnel existent. Tout dépend de l’utilité que votre association souhaite en avoir et de ses objectifs.

Le budget prévisionnel global

Le budget prévisionnel global donne une vision exhaustive de l’activité de votre association. Il se fait sur la base des charges et des produits. C’est un document utile pour la gestion, pour demander des financements. Par ailleurs, votre association est aussi transparente à l’égard de ses membres.

Le budget associatif par actions

Ce type de budget prévisionnel se crée en fonction des activités ou des projets de votre association. Il permet d’avoir une vision précise et d’analyser le modèle économique. Il est particulièrement utile pour répondre à un appel d’offres. Le budget prévisionnel se focalise ainsi sur une activité ciblée de l’association.

Les étapes pour réaliser le budget prévisionnel de votre association

Le budget prévisionnel se construit en plusieurs étapes. Dans un premier temps, votre association doit se créer un modèle. Elle doit ensuite estimer ses produits et ses charges. Enfin, elle peut ainsi réaliser une analyse de ses données

Créer votre modèle de budget prévisionnel

Des outils dédiés existent pour créer votre budget prévisionnel. Cependant, votre association peut utiliser un modèle ou le faire elle-même sur un tableur.

Préparer votre tableur pour la création du modèle

Le budget prévisionnel se présente sous la forme d’un tableau. Elle peut, entre autres, utiliser :

Excel ;
Google Sheet ;
Zohosheet, etc.

Votre association peut préparer plusieurs feuilles :

Une pour le budget prévisionnel global ;
Une feuille pour chaque action.

Bon à savoir : Quel format pour le budget prévisionnel associatif ? La loi n’impose rien. Cependant, il peut être compliqué de le réaliser manuellement sous format papier, notamment si vous avez des données à ajouter. La version dématérialisée est préférable. Une fois que votre association a créé son modèle, elle peut l’utiliser chaque année.

Structurez votre tableau prévisionnel

Le tableau du budget prévisionnel comporte deux colonnes :

Celle des dépenses pour les charges prévisionnelles fixes et variables (loyer, assurance, salaire, location d’une salle pour un évènement spécial, etc.) ;
Celle des recettes pour les ressources envisagées (subventions, cotisations, recettes d’une manifestation, etc.).

Au sein de chacune de ces colonnes, votre association peut prévoir quatre sous-catégories :

Une colonne pour une version réaliste ;
Une pour la version pessimiste ;
Une pour la version optimiste ;
Une dernière qui se remplit au fur et à mesure et qui correspond aux chiffres réels.

Bon à savoir : quelles sont les deux méthodes pour établir le budget prévisionnel de votre association ?

Le modèle des dépenses à partir des recettes : votre association liste ses dépenses et associe une recette. Cela permet de mesurer ses besoins financiers pour la réalisation d’une activité.
Le modèle des recettes à partir des dépenses : c’est l’inverse, puisqu’elle détaille ses recettes et place en face une dépense. Votre association envisage son projet selon ses possibilités à un moment précis.

Chiffrez les prévisions de votre budget

Une fois que votre association a réalisé son modèle de budget prévisionnel, elle doit le remplir. Pour cela, elle doit lister ses charges et ses produits, mais surtout estimer chaque poste. Bon à savoir : Comment estimer les charges et produits prévisionnels ? Votre association peut se baser sur le budget de son précédent exercice et l’ajuster. Cette estimation peut être plus compliquée lors de sa création. Pour établir le budget prévisionnel, essayez au maximum d’anticiper. Cela peut être une demande de devis, faire un sondage pour savoir quels membres vont reconduire leur adhésion, etc.

Estimez vos recettes

Ce sont toutes les ressources de votre association. Certaines sont plus faciles à évaluer, comme les cotisations des membres, les subventions, etc. D’autres produits sont plus incertains, comme ceux qui dépendent d’un projet, proviennent de l’autofinancement. Bon à savoir : Les contributions en nature sont-elles prévues dans le budget prévisionnel ? Votre association peut les intégrer. Ce sont, par exemple, les bénévoles, le prêt de matériel ou de locaux, etc. Cela lui permet d’estimer les économies réalisées. Estimez vos dépenses Elles sont de deux sortes :

Charges fixes : elles se reconduisent chaque année (salaire, loyer, impôts, assurances, etc.).
Charges variables : ce sont les dépenses qui ne sont pas récurrentes, nécessitant d’être étudiées au cas par cas (achat de marchandise, affranchissement, location d’une salle, etc.).

Bon à savoir : Qu’est-ce que le poste de dépenses imprévues ? Les associations peuvent ajouter une ligne de dépenses imprévues qui correspond à environ 5 % du montant des charges prévisionnelles. Cela laisse une marge de manœuvre à votre association en cas d’oubli d’une dépense.

Analysez le résultat

Le résultat prévisionnel correspond à la différence entre le montant des dépenses et celui des recettes. L’objectif est d’arriver à un budget équilibré, c’est-à-dire que le total des recettes doit couvrir le total des dépenses de l’association. Plusieurs résultats sont possibles :

Votre association a un budget équilibré.
Le budget est excédentaire, c’est-à-dire que les recettes sont supérieures aux charges. Votre association doit prévoir comment elle affecte ce bénéfice.
Le budget est déficitaire. Dans ce cas, ce sont les charges qui sont supérieures aux recettes. Votre association doit trouver une solution pour équilibrer son budget. Cela peut se faire par une diminution des charges ou une augmentation des produits.

Bon à savoir : Le contrôle du budget prévisionnel Le budget prévisionnel est une projection comptable. Il se construit sur la base d’estimations, même si certaines dépenses ou recettes sont récurrentes pour votre association. Il est important que les dirigeants réalisent un contrôle et ajustent les données au cours de l’exercice annuel. Le budget prévisionnel de votre association n’est pas obligatoire. Toutefois, il est fortement recommandé à la fois pour sa gestion, les choix stratégiques et pour les demandes de financement. Au même titre qu’une entreprise, ce document liste les charges et les dépenses de l’association. Il se construit à la fois pour le budget global, mais aussi pour chaque action qu’elle souhaite mener. Les 3 points clés à retenir :

Le budget prévisionnel est un document comptable prévisionnel permettant à votre association d’évaluer ses futures charges et recettes.
Votre association peut établir un budget prévisionnel global puis un pour chaque action qu’elle vise à mener. Elle mesure ainsi la faisabilité du projet. Le document sert à convaincre d’éventuels donateurs ou à obtenir un financement.
Le budget se réalise en plusieurs étapes. Votre association crée un modèle de tableau, chiffre ses charges et ses produits prévisionnels. Enfin, elle effectue une analyse de ses résultats.

Budget Prévisionnel Association : Comment l’établir ?