Rôle du bureau d’une association
Quel organe de direction faut-il instaurer dans une association sportive ? C’est souvent la question qui se pose au moment de sa création. La loi d’association de 1901 n’impose aucune règle. Elle fait simplement mention d’une assemblée générale. Dans la pratique, le Conseil d’administration et le bureau sont souvent mis en place. L’ASPTT vous en dit plus sur le bureau d’association.Qu’est-ce qu’un bureau d’association ?
Le bureau d’association appartient à l’exécutif de l’association. Il veille à son bon fonctionnement et à son administration. La loi n’impose pas de constituer un bureau. C’est un choix qui revient à ses dirigeants.Le bureau : un organe d’administration d’une association
Le bureau est un organe de gouvernance des associations. Il participe activement au fonctionnement et à l’administration d’une association. De façon commune, son rôle est de :- Veiller au respect des décisions de l’Assemblée générale ;
- Décider des actes de gestion courante ;
- Suivre la trésorerie de l’association ;
- S’assurer du respect de la réglementation.
Bon à savoir : Quelles sont les autres instances d’administration d’une association ?
Le bureau d’association n’est pas le seul organisme de direction d’une association. Il agit auprès de :
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Le bureau est-il obligatoire pour la gestion d’une association ?
La loi n’impose pas la constitution d’un bureau. Les dirigeants sont libres d’organiser les organes d’administration de l’association. Toutefois, lors de la création de l’association, les statuts peuvent prévoir ce bureau. Il sera également exigé pour les associations reconnues d’utilité publique ou qui demandent un agrément. Dans la pratique, la mise en place d’un bureau dans les associations est courante. En effet, cela évite de concentrer toute la gestion dans les mains de son président. Le risque d’erreur est ainsi réduit et cela favorise un certain contrôle des autres membres.| Bon à savoir : qu’en est-il des associations d’Alsace-Moselle ? Celles-ci sont dans l’obligation de nommer un organe de direction qui assure la représentation de l’association. |
Comment constituer un bureau dans une association ?
La mise en place d’un bureau dans l’organisation de l’association est un choix de ses dirigeants. Ils sont totalement souverains pour la désignation des membres et sa composition. Ce sont les statuts qui fixent les règles de nomination, de composition et de renouvellement des membres du bureau.Le principe : une liberté de nomination des membres d’un bureau d’association
Dans la pratique, l’Assemblée générale ou le Conseil d’administration de l’association élit les membres du bureau. Les statuts ou le règlement intérieur peuvent anticiper les règles de constitution du bureau d’association, telles que le mode de scrutin et la procédure d’élection.| Bon à savoir : comment faire quand les statuts n’organisent pas les modalités de formation du bureau ? Lorsque rien n’est prévu dans les statuts ou le règlement intérieur, c’est l’Assemblée générale qui doit fixer les principes. |
- D’un président ;
- D’un trésorier ;
- D’un secrétaire général ;
- D’adjoints, selon la taille de l’association (vice-président, secrétaire adjoint ou trésorier adjoint).
Le renouvellement des membres
Le renouvellement du bureau se fait dans différentes circonstances. Cela peut être :- La fin du mandat : la durée est libre. Il peut être de 1, 2 ou 3 ans. Pour les associations sportives, le mandat est généralement d’une durée de 4 ans.
- La démission d’un de ses membres.
| Bon à savoir : quelles sont les obligations légales pour la constitution ou le renouvellement du bureau d’association ? L’article 5 de la loi d’association de 19011 impose aux associations déclarées de signaler tout changement survenu dans leur administration. Elles sont tenues de le faire dans un délai de 3 mois à la préfecture. |
Quels sont les pouvoirs des membres du bureau d’association ?
Chaque personne qui compose le bureau est dotée de missions bien précises. Généralement, ce sont des tâches de gestion courante de l’association. Ce sont encore les statuts qui déterminent le rôle de chacun. À défaut, ils se chargent d’exécuter les décisions prises en Assemblée générale.Le président : le représentant de l’association
Le président du bureau représente l’association vis-à-vis des tiers et dans tous les actes de la vie civile. À ce titre, il peut être responsable de :- La signature des contrats (ouverture d’un compte bancaire, recrutement de personnel, etc.) ;
- La représentation de l’association en justice ;
- Convoquer l’assemblée générale ;
- Veiller au respect de la réglementation ;
- Mener les débats lors des réunions ;
- Contrôler les tâches du trésorier et du secrétaire général.
| Bon à savoir : le rôle de représentation du président est-il limité ? Le rôle de représentation du président du bureau ne signifie pas qu’il bénéficie des pleins pouvoirs. Il ne peut pas engager l’association sur sa seule décision. Il n’est que le mandataire. Pour les actes les plus importants, l’Assemblée générale ou le Conseil d’administration doit l’autoriser à agir. |
Le trésorier : la gestion comptable de l’association
Le trésorier a la responsabilité des comptes et de la gestion financière de l’association. Il peut avoir plusieurs types de missions :- Élaborer et conduire le budget de l’association ;
- Ouvrir et gérer les comptes bancaires ;
- Établir un budget prévisionnel.
Le secrétaire général : l’administration de l’association
Le secrétaire général a un rôle essentiel au sein du bureau. Ses missions consistent, entre autres, à :- Tenir les différents registres de l’association ;
- Rédiger les procès-verbaux de l’assemblée générale et du conseil d’administration ;
- Procéder aux déclarations en préfecture ;
- Veiller au bon fonctionnement administratif, juridique et de marche de l’administration.
Les adjoints aux membres du bureau
Les adjoints aux membres du bureau sont présents dans les associations les plus importantes. Ils suppléent le président, le trésorier et le secrétaire général dans leur mission. Ils ont pour rôle de les remplacer en cas d’absence.
Pour aller plus loin : qu’est-ce qu’un administrateur provisoire ?
Il est nommé par le tribunal judiciaire du siège social lorsqu’un conflit risque de mettre en péril les intérêts de l’association. Son rôle est de :
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Quelle est la procédure pour la modification du bureau d’association ?
Quelle que soit la raison de la modification du bureau d’association (démission, fin du mandat…), un changement de ce dernier entraîne une modification des statuts. La passation implique des formalités. Dans un premier temps, elle doit être déclarée à la préfecture. L’association peut se servir du Cerfa 13971*03 qui concerne la liste des personnes chargées de l’administration d’une association. Les nouveaux dirigeants s’occupent de cette démarche dans les 3 mois et joignent le procès-verbal de changement de bureau. Cette déclaration est opposable aux tiers et rend effective l’élection des nouveaux membres. Dans un second temps, le renouvellement du bureau entraîne des démarches auprès de la banque. En effet, celle-ci doit faire signer les procurations aux nouveaux dirigeants pour permettre l’accès aux comptes et l’utilisation des moyens de paiement. *** Le bureau d’association a donc un rôle essentiel, puisqu’il s’assure du bon fonctionnement et de l’administration de l’association. Composé d’un président, d’un trésorier et d’un secrétaire général, son rôle est d’exécuter les décisions de l’Assemblée générale et du Conseil d’administration.Les trois points clés à retenir :
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