L’organisation d’un événement sportif est une grande aventure dans laquelle beaucoup de clubs souhaitent se lancer. Réunir vos adhérents et éventuellement un public extérieur lors d’un temps fort en relation avec les objectifs associatifs de votre club sportif promet de créer des souvenirs inoubliables.
Il faut cependant avoir conscience que l’organisation d’un tel événement est soumise à diverses réglementations, préconisations et formalités visant à assurer la sécurité des participants et des spectateurs.
Grâce à cette fiche-conseil, vous aurez une vue d’ensemble des indispensables pour la réussite de votre prochain événement sportif.
Au préalable
Avant de vous lancer, certaines étapes sont indispensables pour appréhender sereinement l’organisation d’un évènement sportif.
- Identifier l’organisateur et établir ses compétences : il doit être clairement identifié, notamment car il sera responsable des mesures de sécurité et de secours mises en place.
- Définir les objectifs et les résultats attendus : choisir des critères qualitatifs (satisfaction des participants…) et quantitatifs (nombre de participants…) mesurables et réalistes.
- Recenser les ressources et les besoins : ils peuvent être d’ordre humain, matériel, financier… Il sera nécessaire d’établir les forces et faiblesses de votre club et de prendre en compte l’environnement externe (concurrence…). Vous pouvez notamment utiliser l’outil Forces / Faiblesses / Opportunités / Mesures (FFOM) pour réaliser ce diagnostic.
- Etablir un budget prévisionnel à l’aide des besoins et ressources définis précédemment.
- Communiquer sur votre évènement en définissant un plan de communication.
- Etablir un retroplanning pour piloter votre projet
Assurer mon évènement
La pratique sportive comporte son lot d’imprévus parmi lesquels figurent les accidents, tant corporels que matériels. Il est nécessaire d’être correctement assuré.
Il vous faudra être attentif à deux principaux volets lors de l’organisation de votre évènement sportif.
- La RC (responsabilité civile) de votre club
Elle va permettre de garantir les conséquences pécuniaires incombant à votre club durant les activités sportives, les déplacements, les manifestations, à la suite de dommages corporels, matériels ou immatériels. Elle est obligatoire pour tous les clubs sportifs afin de couvrir l’ensemble des personnes dépendant de la structure pour les dommages qu’elles pourraient causer et dont le club est juridiquement responsable.
Cette assurance est prise en charge par la Fédération Sportive des ASPTT pour tous les clubs affiliés.
- Les garanties accordées aux licenciés
Elles sont de plusieurs ordres :
- RC du licencié pour les dommages causés à autrui dans le cadre de la pratique sportive
- Individuelle Accident
- Assistance aux personnes
- Assurance complémentaire « vélo »
- …
La Fédération met à disposition de ses clubs affiliés un guide complet permettant d’appréhender l’ensemble de la couverture d’assurance et les conditions d’application des différentes garanties.
Gérer les formalités administratives
En organisant votre évènement sportif, vous serez nécessairement soumis à des obligations administratives, qui varient en fonction du type de manifestation et des conditions de cette dernière. La FSASPTT a détaillé les différents cas dans son guide complet à destination des clubs affiliés.
Les autorités publiques compétentes pour délivrer les autorisations vont s’assurer que votre club sportif respecte les points suivants :
- Sécurité des personnes et des équipements
- Disponibilité des secours en cas de besoin
- Conformité des installations aux normes en vigueur
- Preuve des garanties d’assurances requises
- Remise en état du lieu après la manifestation
Votre déclaration doit quant à elle contenir un certain nombre d’informations pour renseigner les autorités publiques sur la manifestation sportive. Voici les mentions indispensables :
- Identité et coordonnées de l’organisateur désigné
- Nombre approximatif de participants
- Programme et règlement de la manifestation
- Configuration du lieu de rassemblement, du parcours, précisant les horaires de départ et arrivée
- Risques prévisibles de troubles à l’ordre public
- Attestation de police d’assurance
A l’issue, un récépissé de déclaration vous sera délivré.
- Pour aller plus loin :
- Sachez qu’en cas de diffusion de musique, une déclaration doit être effectué auprès de la SACEM.
- La tenue d’une buvette, temporaire ou permanente, peut elle-aussi être soumise à certaines obligations. Vous pouvez vous rapprocher des services de Mairie concernés.
