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Gérer les formalités administratives de son événement

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Que ce soit pour réunir leurs adhérents, pour promouvoir leurs activités ou pour répondre à tout autre objectif, de nombreux clubs sportifs optent pour l’organisation d’un ou plusieurs évènements tout au long de la saison. Cependant, cela ne s’improvise pas ! Des formalités administratives sont à respecter, qui varient en fonction du type de manifestation que vous souhaitez organiser. Pour que ces dernières n’aient plus de secret pour vous, lisez cette fiche conseil ! 

Plusieurs critères sont à prendre en considération pour déterminer les formalités administratives à effectuer : 

  • La manifestation organisée est-elle une compétition ? 
  • Donner a-t-elle lieu à un classement ? 
  • Se déroule-t-elle sur la voie publique et dans quelles conditions ? 
  • Traverse-t-elle plusieurs communes ? 

Il convient de noter que si votre évènement se déroule sur la voie publique ouverte à la circulation, vous devrez systématiquement veiller à ce que le code de la route soit respecté, à remettre la voirie en état et à consulter la Commission départementale de la sécurité routière

Ma manifestation sportive n’est pas compétitive

Elle ne donnera donc pas lieu à un classement. Elle ne nécessite dès lors pas d’horaires fixées à l’avance, de chronométrage et d’utilisation de véhicules motorisés. 

Moins de 100 participants sont attendus 

L’organisation n’est soumise à aucune obligation administrative. 

Vous êtes cependant tenus de déclarer votre projet à la airie de la commune dans laquelle la manifestation sera organisée au moins 1 mois avant le jour J. Si votre évènement a lieu dans plusieurs villes, chaque Maire doit en être informé ainsi que chaque Préfet du territoire concerné, dans un délai de 2 mois

Plus de 100 participants sont attendus : 

Aucune obligation administrative n’est à effectuer si votre évènement se déroule dans un lieu privé. La seule exception notable est la nécessité de faire homologuer le lieu de la manifestation s’il s’agit : 

  • D’un lieu privé en plein air pouvant accueillir plus de 3 000 personnes
  • D’un lieu privé clos pouvant accueillir plus de 500 personnes. 

Vous êtes par ailleurs tenus des mêmes obligations de déclaration auprès des Mairies et éventuellement des Préfectures, dans les mêmes délais que ceux précités. 

Ma manifestation sportive est compétitive

Un chronométrage sera nécessaire pour établir un classement. Cette fois, il est indispensable d’obtenir l’avis de la fédération délégataire compétente avant toute étape d’organisation. 

Une fois cet avis obtenu, il convient encore une fois de distinguer selon que la manifestation se déroule dans un lieu privé ou sur la voie publique. 

  • Dans le premier cas, aucune formalité n’est nécessaire.
  • Dans le second cas, il faut opérer une sous-distinction selon que la voie publique est ouverte ou fermée à la circulation publique. Si elle est fermée, aucune déclaration n’est nécessaire. Dans le cas contraire, vous devrez obtenir l’autorisation d’établir des priorités de passage ou un usage exclusif de la voie pour une durée déterminée. 

Pour obtenir l’autorisation, vous devez vous adresser au Maire de la commune dans laquelle vous organisez votre évènement. Si ce dernier traverse plusieurs commune, chaque Maire doit donner son autorisation ainsi que chaque Préfet concerné. Des délais sont à respecter : 

  • Vous devez effectuer votre demande pour consultation auprès des Maires des communes 2 mois avant la date fixée. 
  • Si votre manifestation traverse un seul département, un délai de 2 mois est nécessaire pour informer la Préfecture concernée. 
  • Si votre manifestation traverse plusieurs départements, il faudra cette fois respecter un délai de 3 mois et effectuer la demande auprès de chaque Préfet. L’absence de réponse à l’issue de ces 3 mois vaut décision de rejet. 

L’ensemble de ces formalités peut vous paraitre insurmontable. Sachez que vous pouvez effectuer ces démarches en ligne sur le portail web SVE. Vous pourrez adresser votre demande via un formulaire CERFA. 

Vous pouvez par ailleurs solliciter l’aide, gratuite ou non, des administrations pour les supports techniques et de la police ou gendarmerie pour les mesures de sécurité. 

Votre déclaration doit nécessairement être complète, et exacte afin de renseigner au mieux les autorités publiques sur le contenu du rassemblement envisagé. 

Le récépissé de déclaration, qui vous sera remis par le Mairie, le Préfet ou le Sous-Préfet, dépendra en effet de la pertinence du dispositif préventif de sécurité et de secours que vous aurez prévu. 

Ma manifestation nécessite une sonorisation 

Vous devez impérativement effectuer une déclaration auprès de la SACEM au plus tard 15 jours avant le jour J et vous acquitter des frais qui vous seront demandés. 

Ma manifestation nécessite la mise en place d’une buvette

Si la buvette temporaire que vous souhaitez mettre en place est réservée exclusivement à vos adhérents, aucune démarche spécifique n’est nécessaire. Une telle mise en place doit cependant être limitée à 10 fois dans l’année pour une durée maximale de 48h. 

Si votre buvette est ouverte au public, en plus des limitations précitées, une demande doit être effectuée auprès du Maire de la commune concernée au moins 3 mois avant la date de votre manifestation. En cas de manifestation exceptionnelle, la demande peut s’effectuer dans les 15jours.

Elle doit nécessairement faire figurer la date et la nature de l’évènement ainsi que la catégorie de boissons qui seront proposées au public. 

Vous pouvez par ailleurs établir un calendrier annuel de vos manifestations et effectuer une demande groupée auprès de la Mairie 3 mois avant la première manifestation. 

La Fédération Sportive des ASPTT propose à ses clubs affiliés un accompagnement personnalisé pour l’organisation de leurs évènements. Une équipe compétente se tient à leur disposition pour répondre à toutes leurs interrogations et les aider à mettre en place la manifestation qui leur ressemble.

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